Fiecare dintre noi care a participat la conferințe a descoperit cel puțin o dată că cel mai bun timp al conferinței au fost pauzele de cafea și conversațiile în timpul acestor pauze au fost cele mai valoroase. În aceste pauze te poți întâlni cu oamenii pe care chiar dorești să îi cunoști și cu care să vorbești. În astfel de pauze am frecvent discuții valoroase și oneste în care au fost împărtășite idei interesante, puncte de vedere originale, iar gradul de atenție a fost ridicat.
25 aprilie - MedikaTV - Maratonul Sănătatea Digestiei
27 mai - Eveniment Profit.ro Real Estate (ediţia a IV-a) - Piața imobiliară românească sub aspectul crizei occidentale
"Crezi că putem face o conferință care repoziționează în centrul ei pauza de cafea? Ar fi o astfel de piață liberă de idei și de subiecte suficient de atrăgătoare pentru tine ca să îți aloci pentru ea o zi sau două?".
Întrebarea mi-a fost adresată la o conferință în străinătate, evident că într-o pauză de cafea, de către persoana pe care am urmărit-o atent în prezentarea metodelor de îmbunătățire a culturii organizaționale.
În avion mă gândeam "Cum am putea extinde pauza de cafea și să încurajăm discuția pe o tema care ne preocupă cu adevărat?".
Ideea în sine nu este mai nouă decât gaura în macaroană. Însă pasul mare înainte a fost făcut în primăvara anului 1982 când Harrison Owen și David Belisle au scris o lucrare despre ceea ce ei a numit-o "Transformarea organizației." care a devenit puțin mai târziu "Open Space (OS)". De-a lungul ultimilor ani am avut ocazia să fiu implicat atât local, cât și internațional în diferite activități în care s-a aplicat conceptul de „Spațiu deschis”.
"Spațiul deschis" este un cadru care creează o abordare diferită pentru întâlniri, evenimente, conferințe la nivel înalt și simpozioane, toate având un scop specific și sarcina precisă însă fără vreo agendă oficială, dincolo de tema generală dată.
Un exemplu concret: o întâlnire de două zile a managerior și directorilor dintr-o multinațională. 120 de persoane în total. Tema considerată pentru "Spațiul deschis": “Cu atenția pe nevoile specifice ale clienților, în ce fel și cum putem da mai multă putere decizională directorilor de zonă?”
Organizarea unui "Spațiul deschis" implică și câteva aspecte logistice și birocratice:
• O invitație deschisă care articulează în scopul întâlnirii;
• Scaunele participanților aranjate într-un cerc sau în cercuri concentrice;
• Un "panou" sau un perete pe care sunt prinse câteva coli albe, mari pe care temele și oportunitățile care se doresc discutate sunt postate de participanți;
• Birotică (flipchart-uri și calculatoare/laptop-uri în fiecare sală, un desktop central pentru consolidarea informațiilor generate, un printer foarte performant pentru tipărirea materialelor cerute);
• Persoanele care doresc să inițieze un subiect lipesc pe panou “post it” cu un rezumat în două-trei cuvinte.
• O sală de conferință pentru întregul grup si mai multe săli mai mici (pentru 120 de persoane alături de sala mare de conferințe, un câteva săli (5-7) ar fi necesare. Între aceste săli participanții se deplasează liber, învățând și contribuind la grupele din care fac parte cu informații și idei;
Fiecare "inițiator" va propune o temă. Cei care rezonează cu tema și doresc să participe i se alătură. Inițiatorul își asumă responsabilitatea pentru definirea și denumirea problemei, inclusiv de parte logistică, atribuind un spațiu (sala) și timpul (ora). Această persoană sau unul dintre participanți va lua notițe (preferabil pe un laptop). Aceste notițe vor fi apoi compilate, într-un document care va fi distribuit fie în formă tipărită fie electronică tuturor participanților.
Condiții inițiale ideale pentru "Spațiul deschis"
"Spațiul deschis" funcționează cel mai bine atunci când următoarele condiții sunt prezente:
• Exista o problemă reală despre care merită să vorbești;
• O temă cu un grad mai ridicat de complexitate, astfel încât nicio persoană individuală și niciun singur grup sau nu poate să o cuprindă și/sau să o poate rezolva;
• Un nivel ridicat de diversitate a persoanelor care participa pentru a se ajunge la o soluție de succes;
• Un conflict real sau unul potențial, ceea ce implică faptul că oamenilor le pasă cu adevărat de problemă;
• Un nivel ridicat de urgență pentru luarea unei decizii;
Condițiile prealabile esențiale pentru ca o intervenție de „spațiu deschis” să funcționeze:
• Angajamentul din partea conducerii de a susține implementarea planului de acțiune propus;
• Un mediu neutru, un hotel sau o pensiune care să poată acomoda mărimea grupului;
• Nivel ridicat de diversitate și complexitate în ceea ce privește elementele care trebuie organizate (dezvoltare de produse, vânzări, suport, logistică, etc.);
• O nevoie imperioasă spre îmbunătățire;
Rezultate
Există mai multe rezultate în urma unui eveniment de "Spațiul deschis":
• Problemele care sunt cele mai importante pentru oameni vor fi primele care vor fi discutate;
• Problemele ridicate vor fi abordate de către toți participanții prezenți la sesiune care doresc să contribuie cu idei, să vină cu soluții, să-și ofere propriile perspective;
• Cele mai importante discuții, idei, sugestii, recomandări, precum și pașii următori vor fi documentate într-un raport;
• La finalul sesiunii, conținutul raportului va fi trimis către grup de participanți;
• Participanții se vor simți energizați, motivați și dedicați procesului la care participă;
Grupuri țintă pentru o interacțiune în "Spațiul deschis":
• Liderii și managerii de la diferite companii implicați într-un program comun, (ex.un program de MBA);
• Managerii / directorii de la diferite departamente aparținând unor companii mari care sunt interesați să participe la un astfel de program;
• Liderii și managerii cu responsabilități similare, activi în diferite țări, care sunt interesați să participe;
Vei veni la locul potrivit, dacă:
• Ai un mod de gândire în care curiozitatea e trează, vrei să cunoști alte persoane și alte culturi organizaționale; Ești dispus să împărtășești și să înveți în colaborare cu alte persoane;
• Identifici rapid beneficiile de a împărtăși propriile provocări profesionale cu care te confrunți în discuția cu ceilalți, dar și să accepți că experiența / opinia ta asupra subiectului de conversație ar putea fi diferită de a celorlați;
• Ai o atitudine reflectivă când îți evaluezi inițiativele care te ajută să realizezi momentul când lucrurile încep cu adevărat să se întâmple;
• Conștientizezi că va exista sprijin să se întâmple acest prim pas, atât în timpul acestui eveniment și de asemenea, după ... prin diverse forme precum coaching, training, facilitare etc.
V-am împartășit aici ceva din experiența mea personală cu „Open Space” îmbogățită cu unele detalii organizatorice menționate de Harrison Owen în „Open space techology” BK Publishers Inc.2008.
Andreas Fuhrmann este Managing Partner la TRANSEARCH International Romania
