Mai jos prezint 5 greșeli pe care le văd în mod repetat la antreprenori, explicate simplu, cu exemple și soluții practice.
Notă: articolul e informativ și nu înlocuiește consultanța juridică pentru cazul tău concret.
1) Contracte copiate de pe net (sau „modelul de la un prieten”)
Cum arată:
Semnezi un contract (de exemplu de prestări servicii/colaborare) găsit online sau primit de la un cunoscut, îl adaptezi superficial (nume, preț, obiect), și mergi mai departe.
De ce e riscant:
Un contract generic aproape niciodată nu acoperă ce contează pentru afacerea ta: livrabilele reale, termenele, acceptarea, penalitățile, drepturile pe creații (logo, site, cod), confidențialitatea, limitele de răspundere, acoperirea riscurilor specifice afacerii tale etc., iar când apar problemele, descoperi că „nu scrie nicăieri”.
Exemplu clasic:
Plătești 50% avans pentru un site. Freelancerul dispare/întârzie. Contractul nu are criterii de stabilire a modului în care serviciul este prestat, nu are prevăzute etape și timpi pentru îndeplinire, nu are clauză clară de reziliere și restituire și nici penalități. Practic, rămâi în „discuții”, sperând să reușești să convingi prestatorul să își facă treaba, având fie alternativa de a accepta că avansul a fost pierdut, fie de a îl da în judecată și a pierde timp, alți bani și nervi.
Cum previi:
- descrie livrabilele în mod verificabil (de exemplu, nu „servicii de marketing”, ci „4 postări/lună + 2 campanii ads + raport KPI”);
- pune termene + milestone-uri (și ce se întâmplă dacă nu sunt respectate);
- limitează răspunderea (și definește ce înseamnă „prejudiciu” în contextul vostru) și gândește-te la penalități.
2) Lipsa clauzelor de reziliere (sau reziliere „în aer”)
Cum arată:
Contractul prevede doar durata și prețul. În caz că ceva merge prost, încetarea rămâne la „mica înțelegere” sau e formulată vag.
De ce e riscant:
În business, ai nevoie de „ieșiri de urgență”: dacă partenerul contractual nu livrează, dacă nu plătește, dacă se schimbă contextul. Fără dispoziții contractuale clare, ajungi să plătești pentru servicii slabe sau să porți negocieri interminabile.
Ce ar trebui să existe, aproape mereu:
- reziliere pentru neexecutare (cu termen de remediere: ex. 5–10 zile);
- denunțare unilaterală cu notificare (ex. 30 zile) pentru contracte pe durată nedeterminată / servicii recurente;
- efectele încetării: ce se plătește, ce se returnează, ce se predă (documente, parole, materiale).
3) Asociați fără acord scris clar
Cum arată:
„Suntem prieteni, ne înțelegem.” Împărțim 50/50, vedem noi pe parcurs. Sau unul aduce banii, altul munca, dar nu e clar cum se cuantifică.
De ce e riscant:
În primii 1–2 ani apar inevitabil diferențe: cine muncește mai mult, cine decide, ce facem cu profitul, ce se întâmplă dacă unul vrea să iasă, dacă se blochează votul etc.
Legea îți cere să ai act constitutiv cu reguli despre organizare și funcționare, însă în practică se aleg modele disponibile online cu prevederi generice care nu adresează situația voastră specifică. Pentru un S.R.L., multe hotărâri importante cer reguli stricte de vot, iar lipsa unei arhitecturi bune a actului constitutiv te poate bloca exact când ai nevoie de decizii rapide.
Soluția practică:
Ar fi bine ca fie actul constitutiv, fie un acord separat între asociați să răspundă la:
- cine decide (și cum) când nu sunteți de acord;
- cum se împart profitul/dividendele;
- ce se întâmplă dacă unul vrea să plece (preț, termene, drept de preempțiune);
- ce se întâmplă dacă unul nu își îndeplinește rolul (dacă e cazul).
4) Administratori „din prietenie” (sau fără să înțeleagă responsabilitatea)
Cum arată:
Pui administrator un prieten/rudă „că are timp” sau „că trebuie cineva”, ori tu rămâi administrator din inerție, fără să îți asumi ce implică.
De ce e riscant:
Administratorul nu e o funcție „de formă”, ci este reprezentantul afacerii care are dreptul de a lua decizii-cheie și care răspunde pentru bunul mers al societății. Poate fi revocat (și uneori apar discuții de despăgubiri), dar, mai important, administratorul este persoana care semnează, reprezintă societatea și răspunde pentru decizii și obligații. În anumite situații, legea sancționează fapte/omisiuni ale administratorilor (inclusiv penal).
Cum previi (fără să complici):
- clarifică în actul constitutiv mandatul administratorului: ce poate semna singur, ce necesită aprobarea asociaților;
- stabilește praguri (ex. peste X lei, obligatoriu aprobare la nivelul asociaților).
5) Neglijarea relației cu ANAF și ITM (în special primele luni)
Aici nu vorbim de „să fii contabil”. Vorbim de două obiceiuri simple care reduc masiv riscul:
(a) ANAF: înrolare și comunicare digitală
ANAF are servicii online prin Spațiul Privat Virtual (SPV), inclusiv pentru persoane juridice, util pentru comunicarea actelor și informațiilor fiscale. Dacă nu ești înrolat sau nu verifici periodic, riști să afli târziu de notificări/decizii care îți afectează lichiditățile.
(b) ITM: contracte de muncă + registrul salariaților
Contractul individual de muncă trebuie încheiat în formă scrisă și trebuie înregistrat și transmis în registrul salariaților (REGES) cel târziu în ziua anterioară începerii activității.
Greșeala tipică: „Începe de luni, facem actele săptămâna asta.”
În practică, asta e exact genul de lucru care creează expunere la control și sancțiuni, chiar dacă intenția e bună.
Concluzie: toate pot fi prevenite cu minim efort, la început
Observația-cheie: majoritatea acestor probleme nu cer soluții juridice complicate și contracte de sute de pagini, ci 2–3 documente bine puse la punct + 2–3 rutine:
- contracte adaptate situațiilor tale particulare;
- reguli scrise între asociați;
- administrare disciplinată;
- disciplină minimă în relația cu autoritățile de control.
