Expert Supplier, o soluție rapidă și sigură pentru RO e-Factura

Sistemul de facturare electronică RO e-Factura devine o realitate incontestabilă pentru mediul de business din România. Începând cu 1 ianuarie 2024, utilizarea acestui sistem pentru preluarea facturilor electronice prin intermediul serverului ANAF, ce are drept scop eficientizarea colectării impozitelor și taxelor, îmbunătățirea gradului de colectare a TVA și combaterea evaziunii fiscale, va fi obligatorie pentru toate companiile din țară.

Este vorba de o decizie a Uniunii Europene de punere în aplicare, în urma căreia legiuitorul român a publicat proiectul de lege privind unele măsuri fiscal-bugetare pentru asigurarea sustenabilității financiare a României pe termen lung. Proiectul include prevederi referitoare la modalitatea de implementare a deciziei Consiliului Uniunii Europene. Împotriva acestui proiect de lege a fost inițiată o sesizare de neconstituționalitate, care a fost însă respinsă ca fiind neîntemeiată de către Curtea Constituțională.

Această modificare impune adaptarea rapidă și eficientă a firmelor la noile norme fiscale, iar în contextul actual Expert Software propune o soluție completă și sigură: platforma Expert Supplier, instrument conceput pentru a ușura procesul de facturare electronică și a ajuta companiile să se conformeze noilor reglementări într-un mod cât mai simplu.

În primă fază, va exista o perioadă de tranziție, între 1 ianuarie și 30 iunie 2024, iar ulterior, începând cu data de 1 iulie 2024, se va face trecerea la transmiterea obligatorie a facturilor doar prin sistemul RO e-Factura.

Așadar, conform proiectului de lege, implementarea sistemului generalizat e-Factura se va realiza în două etape:

1. Perioada 1 ianuarie 2024 – 30 iunie 2024

În acest interval, legiuitorul vizează persoanele impozabile, stabilite în România, înregistrate în scopuri de TVA, societățile nerezidente înregistrate în scopuri de TVA în România, pentru livrările de bunuri și prestări de servicii cu locul livrării/prestării în România, desfășurate în relațiile B2B, B2G sau alte instituții publice, indiferent dacă destinatarii sunt sau nu înregistrați în Registrul RO e-Factura.

În aceasta perioadă, conform prevederilor proiectului de lege, obligația de utilizare a sistemului RO e-Factura se va rezuma la raportare, facturile putând fi în continuare emise pe modelul actual. Așadar, după emiterea facturii, furnizorii au obligația de a o transmite și prin sistemul RO e-Factura, în termen de 5 zile lucrătoare. Sunt exceptate de la această obligație facturile emise pentru livrări intracomunitare de bunuri și exporturi.

2. De la 1 iulie 2024

Începând cu 1 iulie 2024, pentru operațiunile comerciale desfășurate între persoane impozabile stabilite în România, facturarea va trebui realizată exclusiv prin sistemul RO e-Factura. Pentru aceste operațiuni, facturile emise și transmise prin orice alte mijloace nu vor mai putea fi considerate valide din punct de vedere fiscal. Întrucât sistemul RO e-Factura va fi utilizat atât pentru emiterea, cât și pentru transmiterea facturilor către destinatari, termenul de facturare este cel standard prevăzut de Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, respectiv - cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere obiectul generator al taxei.

În acest context, Expert Software - companie 100% românească, ce susține încă din 2003 digitalizarea companiilor și creșterea performanței prin soluții și servicii IT la cele mai înalte standarde - vine în întâmpinarea firmelor aflate în căutarea unei soluții de integrare cu sistemul ANAF RO e-Factura prin platforma Expert Supplier.

Soluția propusă de Expert Software pentru transferul automat de facturi către și dinspre RO e-Factura

Expert Supplier este o platformă modulară de nouă generație, concepută pentru a simplifica digitalizarea, ce procesează și transferă automat orice documente în format electronic, inclusiv facturile către și dinspre sistemul național RO e-Factura sau UIT-uri pentru sistemul e-Transport. Astfel, companiile care nu pot declara aceste tranzacții direct prin intermediul sistemelor informatice utilizate vor putea să se conformeze noilor reglementări într-un mod sigur, rapid și cât se poate de simplu.

Platforma complet integrată este un serviciu funcțional încă de la 1 iulie 2022, pentru zeci de clienți Expert Software care au ales să transmită lunar prin Expert Supplier sute de mii de facturi în format electronic - emise către autorități contractante B2G (Business to Government) sau către companii B2B (Business to Business - pentru vânzarea produselor cu risc fiscal ridicat). Acest serviciu poate fi activat în prezent, la cerere, și pentru compania ta, în contextul în care, așa cum a anunțat Ministerul Finanțelor, din 1 ianuarie 2024 se instituie facturarea electronică obligatorie pentru toate tranzacțiile efectuate între persoanele impozabile stabilite pe teritoriul României.

Soluția propusă de Expert Software este așadar una validată și stabilă, acoperind multiple scenarii de implementare, atât din perspectiva regulilor de business, cât și din cea a cerințelor tehnice specifice fiecărei companii.

Cel mai nou modul Expert Supplier va ajuta orice companie să trimită și să primească facturi din sistemul RO e-Factura, inclusiv compania pe care tu o reprezinți - fie că o deții, o manageriezi ori o administrezi.

Cum funcționează platforma Expert Supplier RO e-Factura?

Platforma Expert Supplier este pregătită pentru transferul automat de facturi către și dinspre sistemul național RO e-Factura, pentru companiile care nu pot declara aceste tranzacții, în mod direct, prin intermediul sistemelor informatice utilizate (soft gestiune, contabil, ERP etc.).

Ce fac specialiștii Expert Software prin intermediul acestui serviciu integrat? Recepționează datele și configurează rapid orice tip de canal de comunicare, precum AS2, SFTP, API, e-mail sau altele. Facturile companiei tale sunt preluate în orice format (XML, Excel etc.) și convertite automat în formatul tehnic XML UBL impus de ANAF. Autorizarea se face o singură dată doar pentru transferul facturilor prin interfața api.anaf.ro, folosind certificatul digital calificat pentru acces la SPV. În pasul final, facturile sunt transferate în numele companiei pe care o reprezinți, în relația cu sistemul ANAF.

Fluxuri disponibile prin RO e-Factura:

1. Facturi de vânzare

• Preluarea din sistemul companiei tale a facturilor emise și transmiterea lor către sistemul ANAF pentru ca firma să fie aliniată normelor legale.
• Preluarea din sistemul ANAF a facturilor returnate și semnate de către ANAF și distribuirea lor către sistemele companiei tale, în cazul în care validările ANAF privind structura și sintaxa, inclusiv verificările semantice, nu returnează erori sau preluarea fișierelor XML generate de ANAF, în cazul în care sunt identificate erori și transmiterea lor către sistemele beneficiarului într-un format care să permită identificarea și corectarea facilă a erorilor semnalate.

2. Facturi de achiziție

• Colectarea prin intermediul sistemului ANAF a tuturor facturilor de achiziție, în format electronic, de la toți furnizorii companiei - de mărfuri, bunuri, servicii, utilități, chirii.

• Importul automat al acestora în sistemele firmei tale (ERP, P2P etc.) pentru eliminarea operării manuale și reducerea erorilor.

Încă de dinainte de a începe să utilizezi platforma Expert Supplier pentru compania ta, privind transmiterea și primirea automată a facturilor în relație cu sistemul ANAF, specialiștii Expert Software îți vor oferi consultanță tehnică și legislativă, astfel încât să beneficiezi de cele mai bune soluții, personalizate în funcție de specificul și nevoile firmei pe care o reprezinți. De asemenea, vei primi consultanță pentru implementarea inițială a serviciului și, ulterior, asistență pe întreaga perioadă a colaborării.

5 dintre cele mai importante beneficii pe care le oferă platforma Expert Supplier

1. Dispui de o soluție simplă și rapidă pentru a respecta reglementarea de aderare obligatorie la sistemul național RO e-Factura

Facturile emise de companii care utilizează sistemele informatice existente (softuri de gestiune, contabilitate sau ERP) trebuie să fie transmise către sistemul național RO e-Factura. Exemplarul original al facturilor emise va fi considerat formatul returnat de sistemul RO e-Factura, însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Dacă sistemul informatic al companiei tale nu permite pregătirea, transmiterea și primirea automată a facturilor în relație cu sistemul ANAF, platforma Expert Supplier este soluția simplă și rapidă în acest sens.

2. Folosești un serviciu deja validat și stabil, cu o expertiză anterioară solidă - 594.000 de facturi în format electronic emise în luna iulie 2023

Acest serviciu integrat este deja funcțional de la 1 iulie 2022 pentru zeci de companii care au ales să transmită lunar prin Expert Supplier sute de mii de facturi în format electronic emise către autorități contractante (Business to Government) sau către companii (Business to Business pentru vânzarea produselor cu risc fiscal ridicat). Platforma este așadar una validată și stabilă.

3. Procedura de autorizare e 100% sigură în relația dintre companie și Expert Supplier

În cazul în care îți faci griji privind siguranța datelor tale, trebuie să știi că procedurile de autorizare sunt complet sigure. Astfel, pentru automatizarea transferului de facturi către sistemul RO e-Factura compania ta trebuie să dețină un token USB cu certificatul digital calificat înregistrat la SPV ANAF. La momentul autorizării, doar utilizatorul responsabil desemnat de compania pe care o reprezinți va deține tokenul USB ce va fi folosit pe baza codului PIN asociat. Procedura de autorizare va fi efectuată în trei pași simpli în cadrul interfeței web a platformei Expert Supplier. Tokenul de conectare obținut în baza metodei de autentificare OAuth va permite platformei să comunice cu interfața API a sistemului ANAF doar pentru serviciul de transfer de facturi, fără a avea acces la contul SPV și implicit la datele companiei.

4. Ai opțiuni de păstrare a facturilor preluate din sistemul ANAF RO e-Factura

Deoarece păstrarea documentelor în sistemul național de facturare electronică se realizează pe o durată limitată de 60 de zile calendaristice, Expert Software pune la dispoziție diverse variante potrivite fiecărei companii: transferul către locații securizate în vederea stocării electronice sau integrarea cu platformele de arhivare electronică utilizate deja. Opțional, poate fi implementată și utilizată platforma Expert Archive dezvoltată în conformitate cu respectarea cerințelor legale de arhivare electronică a documentelor.

5. Posibilitatea de import automat al facturilor de intrare prin sistemul ANAF, pentru o excelentă organizare

Posibilitatea de import automat al facturilor de intrare ajută la gestionarea mai eficientă a volumelor mari de documente, la reducerea erorilor generate de operarea manuală și implicit la reducerea riscurilor și costurilor asociate acestora. De asemenea, arhivarea și accesarea documentelor în format electronic va fi mai ușoară și mai sigură, având în același timp și un impact minim asupra mediului înconjurător.

Despre raportarea facturilor electronice prin sistemul e-Factura, pe scurt

Proiectul "Ro e-Factura - sistem obligatoriu de facturare electronică" a fost demarat în luna martie 2020 de către Ministerul Finanțelor și Agenția Națională de Administrare Fiscală, cu scopul de a eficientiza colectarea impozitelor și taxelor. Obiectivele principale le reprezintă îmbunătățirea și consolidarea gradului de colectare a TVA, dar și prevenirea/combaterea evaziunii fiscale.

Toate facturile electronice Business to Government (B2G) și unele facturi Business to Business (B2B) pentru anumite categorii de produse din România sunt solicitate în prezent de către autoritățile fiscale să fie trimise în format electronic la registrul național. Începând cu 1 ianuarie 2024, conform Proiectului de Lege, utilizarea sistemului RO e-Factura devine obligatorie pentru toate firmele din România.

Expert Software este partenerul potrivit pentru companiile care sunt în căutarea unei soluții de integrare cu sistemul ANAF RO e-Factura. Platforma Expert Supplier este pregătită pentru transferul automat de facturi către și dinspre RO e-Factura, pentru companiile care nu pot declara aceste tranzacții, în mod direct, prin intermediul sistemelor informatice utilizate.

Expert Software recomandă tuturor companiilor să planifice din timp procesul de implementare, astfel încât serviciul să poată fi activat rapid la 1 ianuarie 2024, dată la care intră în vigoare obligativitatea de folosire a sistemului de facturare electronică RO e-Factura pentru toate tipurile de tranzacții B2B. Pentru mai multe informații, contactează acum echipa care a creat pentru tine și compania ta platforma Expert Supplier.