Biroul paperless: povești de succes ale companiilor care au renunțat la documente pe hârtie (P)

Biroul paperless: povești de succes ale companiilor care au renunțat la documente pe hârtie (P)
scris 3 mai 2017

Documentele tipărite complică fluxurile de lucru. Le fac atât de ineficiente, greoaie și costisitoare, încât  să lucrezi cu ele pare a fi cel mai rău lucru pe care îl poți face companiei tale. Cu atât mai mult cu cât legea și tehnologia existentă îți permit să lucrezi exclusiv cu documente electronice.

Companiile care au apelat la soluțiile paperless au reușit să își optimizeze nesperat de mult fluxurile de documente, demonstrând că e mai simplu să lucrezi cu documente electronice decât cu documentele tipărite.

eMAG semnează electronic contractele cu seller-ii din platforma eMAG Marketplace

eMAG a ales să semneze electronic toate contractele și anexele la contracte pe care le încheie cu companiile care vând produse prin intermediul platformei eMAG Marketplace, reușind să reducă fluxul necesar încheierii unui contract la un schimb de e-mail-uri.

Concret, în loc să tipărească în două exemplare contractele, să le semneze și să le trimită prin curier partenerilor săi și apoi să aștepte să le primească semnate, eMAG semnează electronic contractele și le transmite prin e-mail. Contractele electronice care rezultă au aceeași valoare legală și produc aceleași efecte  ca un contract tipărit, semnat olograf și ștampilat.

Astfel, întregul flux de semnare durează aproximativ 5 minute, în loc de cele câteva ore sau zile necesare în cazul încheierii unui contract tipărit.

Raiffeisen Bank și-a simplificat procedurile de achiziții, cu ajutorul semnăturii electronice

Raiffeisen Bank este un alt exemplu de companie de top care folosește un instrument la îndemâna oricărei companii – kitul de semnătură electronică – pentru a simplifica fluxurile de lucru cu partenerii.

Întrucât procedurile de achiziții bazate pe documente tipărite puteau dura și câteva zile, afectând în unele cazuri activitatea angajaților săi, Raiffeiesen Bank a ales să utilizeze documente electronice în relația cu furnizorii de echipamente și servicii IT.

Astăzi, contractele, actele adiționale, anexele, comenzile, procesele verbale etc. implicate în procesul de achiziții de echipamente și servicii IT al Raiffeisen Bank sunt semnate electronic și trimise prin e-mail furnizorilor, care le semnează electronic și le trimit la rândul lor prin e-mail băncii, accelerând și simplificând semnificativ procedura de achiziții.

Regina Maria procesează 50.000 de documente pe lună

Regina Maria, rețeaua privată de sănătate, a mers ceva mai departe decât eMAG și Raiffeisen Bank, optând pentru o soluție de semnare electronică, marcare temporală și arhivare electronică a documentelor.

Cu ajutorul soluției, medicii de medicina muncii din clinicile Regina Maria procesează aproximativ 50.000 de documente în fiecare lună, în format electronic: fișe de aptitudini și dosare medicale pe care le semnează electronic, le marchează temporal și le transmit clienților corporate în câteva secunde.

Folosirea soluției rezolvă cam toate problemele majore ale documentelor tipărite: documentele ajung mai repede la destinatar, transmiterea lor nu implică niciun cost, iar arhivarea lor pe termen lung este realizată printr-un serviciu de arhivare electronică, care asigură conformitatea cu prevederile legii arhivelor naționale și ale codului fiscal și disponibilitatea documentelor pe toată durata lor de viață.

Cum faci pasul de la documentele pe hârtie la cele electronice?

Ca să poți lucra exclusiv cu documente electronice, ai nevoie doar de trei elemente:

·         Certificat digital calificat – cu ajutorul său creezi semnătura electronică, care asigură documentelor electronice valoarea legală pe care o au documentele tipărite semnate olograf.

·         Arhivare electronică cu valoare legală – asigură păstrarea în siguranță și disponibilitatea permanentă a documentelor electronice, pe întreg ciclul de viață. Întrucât respectă prevederile legii arhivării electronice, te ajută sa respecți, la rândul tău, prevederi legii arhivelor naționale și ale codului fiscal referitoare la păstrarea documentelor electronice.

·         Marcare temporală – o aplici pe documentele electronice care au implicații legale, pentru a demonstra faptul că ele au existat în forma respectivă la momentul aplicării mărcii temporale.

Ce trebuie reținut?

Costul unui document tipărit nu este costul unei coli de hârtie. Este costul resurselor pe care le consumi ca să îl creezi, multiplici, transmiți, depozitezi și distrugi, al tuturor instrumentelor pe care le-ai cumpărat ca să poți face toate aceste lucruri și al timpului pierdut de angajații tăi care lucrează cu el. Gândește-te că fiecare document are, în medie, 2-3 copii necesare pentru departamente conexe celui care l-a generat.

Migrarea de la hârtie la paperless e mai simplă decât crezi și poate fi făcută de orice companie, indiferent de posibilitățile ei financiare. 

viewscnt

Informaţiile publicate de Profit.ro pot fi preluate doar în limita a 500 de caractere şi cu citarea în lead a sursei cu link activ. Orice abatere de la această regulă constituie o încălcare a Legii 8/1996 privind dreptul de autor.

Afla mai multe despre
paperless
documente electronice
certificat digital calificat