Cadrul legal aplicabil
Regimul semnăturilor electronice este reglementat în România prin Legea nr. 214/2024 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice, care transpune și completează Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (Regulamentul eIDAS).
Cele două acte normative trebuie citite împreună, Legea 214 adaptând și extinzând aplicarea eIDAS la contextul juridic național.
Conform art. 3.1 din Legea nr. 214/2024:
Toate tipurile de semnătură electronică prevăzute în Regulamentul (UE) nr. 910/2014 sau în prezenta lege produc efecte juridice și pot fi utilizate ca mijloace de probă în fața instanțelor de judecată.
Prin urmare, toate tipurile de semnături electronice - simplă, avansată și calificată - sunt legale și opozabile în justiție, diferențele apărând exclusiv în nivelul de siguranță tehnică, probatorie și în prezumția de autenticitate în cazul unui litigiu.
Tipurile de semnături electronice conform Legii 214/2024 și Regulamentului eIDAS
Legea și regulamentul disting trei categorii de semnături electronice:
- Semnătura electronică simplă (SES) – art. 3 pct. 10 din Regulamentul eIDAS;
- Semnătura electronică avansată (AdES) – art. 26 din Regulamentul eIDAS și art. 3 alin. (3) lit. b) din Legea 214/2024;
- Semnătura electronică calificată (QES) – art. 3 pct. 12 și art. 25 alin. (2) din Regulamentul eIDAS, recunoscută expres în art. 4 din Legea 214/2024.
Semnătura electronică simplă (SES)
Semnătura electronică simplă este cea mai de bază formă de semnătură digitală.
Potrivit art. 3 pct. 10 din Regulamentul eIDAS, aceasta reprezintă:
„date în formă electronică, atașate sau logic asociate altor date în formă electronică, utilizate de semnatar pentru a semna.”
Exemple comune:
- numele tastat în câmpul „semnătură” dintr-un PDF sau e-mail;
- bifarea unei căsuțe de acord („Accept termenii și condițiile”);
- semnătura grafică realizată cu mouse-ul sau pe ecran tactil.
Semnătura simplă este legală și opozabilă, dar nu asigură în mod cert:
- identificarea semnatarului;
- controlul exclusiv al acestuia asupra actului semnat;
- detectarea modificărilor ulterioare.
Prin urmare, valoarea probatorie în cazul unui litigiu este mai redusă, fiind recomandată pentru procese interne, confirmări de primire, formulare și documente cu risc juridic scăzut.
Semnătura electronică simplă cu elemente avansate de siguranță (SES+)
Chiar dacă nu este în mod direct menționată în lege, această categorie, denumită în practică „semnătură simplă cu elemente avansate de siguranță și încredere” (SES+), a devenit standardul de piață pentru platforme precum eSemneaza.ro, DocuSign, Adobe Sign, Namirial și altele.
Din punct de vedere juridic, SES+ rămâne o semnătură simplă, dar din punct de vedere tehnic și probatoriu oferă garanții suplimentare, prin:
- utilizarea formatului PaDES (PDF Advanced Electronic Signature);
- sigilare criptografică a documentului semnat;
- marcare temporală (timestamp);
- jurnal electronic (audit trail) cu IP, e-mail, data și ora semnării.
Prin aceste mecanisme, documentul dobândește trasabilitate completă și un grad semnificativ de reziliență juridică.
Aceasta este forma predominantă utilizată în practică pentru:
- contracte comerciale între persoane juridice;
- oferte, comenzi și acorduri;
- documente interne ale companiilor private.
Semnătura electronică avansată (AdES)
Definită la art. 3 alin. (3) lit. b) din Legea 214/2024 și la art. 26 din Regulamentul eIDAS, semnătura electronică avansată trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiții:
a) este legată în mod unic de semnatar;
b) permite identificarea clară a semnatarului;
c) este creată sub controlul exclusiv al semnatarului;
d) este legată de documentul semnat astfel încât orice modificare ulterioară să fie detectabilă.
În practică, semnătura avansată (AdES) presupune, pe lângă sigilare și jurnalizare, identificarea sigură a semnatarului, realizată de obicei prin:
- confirmare prin cod unic (OTP) transmis prin SMS sau aplicație mobilă;
- validare video sau prin document oficial.
Platforme precum eSemneaza.ro oferă acest tip de semnătură, bazat pe verificarea mai avansată a identității semnatarului și controlul exclusiv asupra procesului de semnare.
Semnătura electronică calificată (QES)
Semnătura calificată este definită la art. 3 alin. (3) lit. c) din Legea 214/2024 și corespunde celei reglementate la art. 25 alin. (2) din Regulamentul eIDAS.
Aceasta se bazează pe un certificat calificat emis de un prestator calificat de servicii de încredere (QTSP) și se realizează printr-un dispozitiv calificat de creare a semnăturii (token, smartcard, aplicație mobilă).
Semnătura calificată beneficiază de prezumția absolută de autenticitate și echivalență cu semnătura olografă însă este necesară doar într-un număr restrâns de situații în special în relația cu anumite instituții publice.
Este obligatorie sau recomandata pentru:
- acte notariale, declarații autentice și înscrisuri oficiale;
- depuneri electronice la instituții publice (ANAF, SEAP etc.);
- proceduri judiciare și administrative.
Tabel comparativ al tipurilor de semnătură
Concluzii și recomandări
Legea nr. 214/2024 oferă claritate asupra valorii juridice a semnăturilor electronice și confirmă aplicabilitatea lor extinsă în domeniul privat.
- Toate semnăturile electronice sunt legale, indiferent de nivelul tehnic.
- Semnătura simplă cu elemente de siguranță (SES+) a devenit standardul tehnologic predominant în industrie, fiind utilizată de platforme precum eSemneaza.ro, DocuSign și Adobe Sign pentru majoritatea contractelor comerciale.
- Semnătura calificată (QES) este necesară doar în cazurile în care legislația o impune expres.
Pentru o aplicare sigură în mediul privat, se recomandă:
- utilizarea platformelor conforme cu eIDAS și Legea 214/2024;
- activarea autentificării în doi pași (ex. SMS + e-mail);
Beneficiile practice pentru mediul de afaceri
Aplicarea semnăturilor electronice, în special a celor de tip SES+ și AdES, aduce avantaje operaționale semnificative, mai ales pentru organizațiile care gestionează un volum mare de documente:
- Simplificarea fluxurilor de semnare – documentele pot fi semnate online, secvențial sau simultan, de mai multe părți aflate la distanță, fără deplasări și fără hârtie.
- Eficiență în timp și costuri – semnarea digitală reduce costurile administrative, timpii de procesare și necesitatea arhivarii fizice.
- Trasabilitate completă și conformitate – semnăturile SES+ și AdES includ audit trail, timestamp și dovezi tehnice care pot fi verificate în instanță.
- Scalabilitate pentru volume mari – soluțiile moderne permit semnarea simultană a mii de documente între persoane juridice și fizice, în condiții de siguranță și conformitate legală.
