Autori: Cristiana Prodescu – Neștian – Managing Partner SCA CORUGĂ & Prodescu și Oana Docan – Associate SCA CORUGĂ & Prodescu
Context
Portalul modernizat REGES-ONLINE, disponibil din 1 aprilie 2025, marchează o etapă semnificativă în digitalizarea relațiilor de muncă, dar poate reprezenta totodată o provocare de ordin tehnic și administrativ pentru angajatori.
REGES-ONLINE, platforma succesoare a aplicației Revisal, a devenit operațională la 1 aprilie 2025, în urma intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025. Deși actul normativ aduce mai multe modificări asupra regimului registrului de evidență a salariaților, prezentul demers se concentrează exclusiv asupra noii obligații de raportare a încadrărilor în grad de handicap.
Acest articol are ca obiectiv clarificarea obligației introduse prin HG nr. 295/2025, privind raportarea în REGES-ONLINE a informațiilor referitoare la persoanele încadrate în grad de handicap — o cerință care, în practică, continuă să genereze dificultăți de interpretare și aplicare.
Noua obligație trebuie înțeleasă inclusiv în contextul prevederilor Legii nr. 448/2006 privind protecția și promovarea drepturilor persoanelor cu handicap (“Legea nr. 448/2006”), care impune angajatorilor cu minim 50 de salariați respectarea cotei minime de 4% persoane încadrate în grad de handicap. Prin urmare, includerea acestor date în REGES-ONLINE poate facilita monitorizarea respectării acestei cote legale.
Începând cu 31 septembrie 2025, utilizarea REGES-ONLINE devine obligatorie pentru toți angajatorii, urmând ca vechea aplicație Revisal să fie dezactivată la 1 octombrie 2025.
Raportarea statutului de handicap în REGES – între formalism și responsabilitate
Deși HG nr. 295/2025 a fost intens comentată în spațiul juridic și administrativ, puține analize s-au concentrat asupra implicațiilor concrete pentru categoria salariaților încadrați în grad de handicap.
Una dintre modificările substanțiale vizează obligația angajatorilor de a transmite, prin platforma REGES-ONLINE, informații detaliate referitoare la aceste persoane: gradul,tipul de handicap și durata certificatului de încadrare în grad și tip de handicap. Este vorba despre o raportare distinctă, aplicabilă inclusiv contractelor individuale de muncă deja existente.
Pentru o înțelegere corectă a obligației, se impune o scurtă clarificare a noțiunii de „handicap”, în sensul Legii nr. 448/2006 – un concept juridic precis, care nu trebuie confundat cu cel de „invaliditate”, utilizat în legislația privind pensiile sau alte regimuri de protecție socială.
Esențial este că angajatorii vor trebui să țină o evidență fermă cu privire la gradul și tipul de handicap, după cum reiese din certificatul de încadrare emis de Comisiile de evaluare a persoanelor adulte cu handicap.
Noțiunea autonomă de „handicap” și delimitarea de sfera invalidității
În contextul noilor obligații de raportare, înțelegerea exactă a termenului „handicap” devine esențială. Nu este vorba despre o etichetă vagă sau generică, ci despre un concept juridic autonom, definit clar în legislația specială. Handicapul implică o afectare semnificativă a participării persoanei în viața socială și profesională, ceea ce justifică măsuri suplimentare de protecție și incluziune.
Clasificarea este dublă: pe de o parte, în funcție de grad — ușor, mediu, accentuat sau grav; pe de altă parte, în funcție de tip — fizic, vizual, auditiv, somatic, mintal, psihic, boli rare, HIV/SIDA, asociat sau surdocecitate.
Încadrarea oficială se face pe baza unui certificat emis de comisiile de evaluare din cadrul direcțiilor generale de asistență socială și protecția copilului — document care devine acum relevant și din perspectiva înregistrării în REGES-ONLINE.
Pe de altă parte, invaliditatea are un regim juridic distinct și se referă strict la capacitatea de muncă a unei persoane, evaluată din punct de vedere medical. În acest caz, nu vorbim despre integrare socială sau adaptare, ci despre gradul în care persoana își mai poate desfășura activitatea profesională. Sistemul prevede trei grade – I, II și III – stabilite în funcție de pierderea parțială sau totală a capacității de muncă, pe baza unor criterii medico-funcționale reglementate separat. Evaluarea capacității de muncă, în vederea stabilirii gradului de invaliditate, se face, la cerere, de către medicul specializat în expertiza medicală a capacității de muncă, din cadrul Institutului Național de Expertiză Medicală și Recuperare a Capacității de Muncă, subordonat Casei Naționale de Pensii Publice.
Gradul I de invaliditate va presupune pierderea totală a capacității de muncă și necesitatea de asistență permanentă din partea altei persoane (n.n. însoțitor). Gradul II de invaliditate constă în pierderea totală a capacității de muncă, dar fără necesitatea de însoțitor. În final, gradul III de invaliditate se traduce prin capacitate de muncă redusă la jumătate sau mai mult.
Distincția nu este una de nuanță: handicapul și invaliditatea sunt concepte juridice reglementate separat, prin acte normative diferite. Obligația de raportare introdusă prin HG nr. 295/2025 vizează exclusiv salariații încadrați în grad de handicap, fără a se extinde asupra celor încadrați în grad de invaliditate.Din perspectiva angajatorului, este important de reținut că un salariat poate fi, concomitent, încadrat într-un grad și tip de handicap și în gradul III de invaliditate — singurul care presupune păstrarea parțială a capacității de muncă. Într-o astfel de situație, salariatul va deține atât certificatul de încadrare în grad de invaliditate, cât și certificatul de încadrare în grad de handicap, acesta din urmă fiind relevant pentru obligația de raportare în REGES-ONLINE.
Până când și cu ce risc: termenul-limită și consecințele neconformării
Completarea și transmiterea datelor în REGES-ONLINE constituie o obligație exclusivă a angajatorului. Cunoașterea situației juridice a salariaților în ceea ce privește încadrarea în grad de handicap devine esențială, întrucât angajatorul este responsabil pentru înscrierea în Registru a informațiilor relevante: gradul, tipul de handicap și perioada de valabilitate a certificatului ce atestă handicapul.
Certificatul de încadrare în grad de handicap — alături de orice alte documente justificative — trebuie păstrat în dosarul personal al salariatului, în concordanță cu obligația legală deja existentă de a menține un dosar complet și actualizat al fiecărui salariat. Acest document devine, totodată, relevant din perspectiva verificării corectitudinii raportării în REGES-ONLINE.
Este important de reamintit că, în conformitate cu Legea nr. 448/2006, angajatorii care au cel puțin 50 de angajați au obligația legală de a asigura un procent de minimum 4% persoane încadrate în grad de handicap. Alternativ, pot opta pentru plata unei contribuții lunare către bugetul de stat – altfel, riscă sancțiuni.
Ca regulă, angajatorii au obligația de a completa și de a transmite datele cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către primul salariat.
Orice modificare a datelor privind gradul, tipul de handicap și durata certificatului de încadrare în grad și tip de handicap se transmite în Registru în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a documentului din care rezultă modificarea intervenită. Neîndeplinirea obligației în termenul de 3 zile poate atrage aplicarea unei sancțiuni cu amenda între 5.000 lei și 8.000 lei
Neconformarea angajatorilor privind înscrierea informațiilor referitoare la angajații cu handicap, în REGES-ONLINE, în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a hotărârii (deci cel târziu până la 31 septembrie 2025), este contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei – contravenție sancționată distinct de neînregistrarea angajatorilor pe noua platformă.
Legea în contextul practic – ce trebuie reținut
Apreciem că această schimbare poate avea un impact considerabil cu privire la includerea persoanelor cu dizabilități. Pe lângă funcția sa administrativă, această măsură imperativă poate funcționa și ca un instrument de conștientizare pentru angajatori: încadrarea în grad de handicap nu trebuie percepută ca o barieră în angajare, atâta vreme cât activitatea profesională concretă nu este afectată.
În același timp, măsura nu ar trebui privită ca o povară administrativă. Raportarea acestei chestiuni în REGES-ONLINE facilitează evidența și centralizarea datelor referitoare la persoanele cu handicap încadrate în muncă, urmărind să asigure transparența și monitorizarea corespunzătoare a relațiilor de muncă.
Deopotrivă, obligația de raportare în REGES-ONLINE a încadrării în grad și tip de handicap pare să se alinieze cu mecanismele prevăzute de Legea nr. 448/2006.
Credem că înțelegerea noțiunii de handicap reprezintă un punct de pornire esențial în facilitarea înțelegerii finalității noilor reglementări.
În final, includerea persoanelor cu handicap în câmpul muncii nu este doar un gest de normalitate, ci și o obligație bine definită. Odată cu intrarea în vigoare a HG nr. 295/2025, angajatorii trebuie să acorde o atenție sporită nu doar integrării reale, ci și respectării cerințelor legale – inclusiv completarea în REGES-ONLINE a datelor privind gradul, tipul și durata certificatului de handicap.
Așadar, vorbim despre mai mult decât o formalitate – este vorba despre asumarea unui rol activ în crearea unui mediu profesional echitabil, incluziv și aliniat la lege.
Deși conformarea la noile reguli poate părea o nouă provocare pentru angajatori, totuși credem că există suficiente resurse menite să faciliteze implementarea REGES-ONLINE Pentru aspectele tehnice legate de utilizarea platformei, Inspecția Muncii oferă un ghidaj util prin secțiunea dedicată de suport (https://reges.inspectiamuncii.ro/suport-tehnic). În ceea ce privește interpretarea reglementărilor și aplicarea coerentă a obligațiilor legale, sprijinul unui specialist în dreptul muncii poate oferi claritate acolo unde practica ridică întrebări
Raportarea încadrărilor în grad de handicap reflectă, așadar, o tendință legislativă mai largă de digitalizare și formalizare a obligațiilor în relațiile de muncă. Chiar dacă această cerință adaugă un nou nivel de complexitate administrativă, ea face parte din realitatea cu care angajatorii trebuie să opereze. Gestionarea corectă a acestor obligații presupune nu doar respectarea cadrului legal, ci și o adaptare care să țină cont de sustenabilitatea businessului, de eficiența proceselor interne și de echilibrul dintre conformare și funcționalitate operațională.
Un material Legal Marketing
