Autori: Radu Plop – Senior Manager, Head of Entity Management Services si Raluca Cîrstea – Senior Legal and Entity Management Officer, TMF România
În materia societăților comerciale, articolele 7 și 8 din Legea societăților nr. 31/1990 stipulează că sediile secundare sunt constituite din „sucursale, agenții, reprezentanțe sau alte asemenea unități fără personalitate juridică”, iar conform articolului 43, sunt considerate sedii secundare “sucursalele, agențiile, punctele de lucru sau alte asemenea unități fără personalitate juridică.
Punctele de lucru reprezintă sedii secundare ale societăților, înființate din diverse considerente strategice și operaționale, precum extinderea activității în alte zone, optimizarea logisticii și distribuției, separarea anumitor activități specifice.
Potrivit Codului de Procedura Fiscală, prin sediu secundar se înțelege un loc prin care se desfășoară integral sau parțial activitatea contribuabilului/plătitorului, cum ar fi: birou, magazin, atelier, depozit și altele asemenea. De asemenea, prin sediu secundar se înțelege și un șantier de construcții, un proiect de construcție, ansamblu sau montaj ori activități de supervizare legate de acestea, numai dacă șantierul, proiectul sau activitățile durează mai mult de 6 luni, așa cum precizează în legislația procedural fiscală.
Astfel, putem concluziona că punctul de lucru este o subcategorie a sediului secundar, acesta din urmă reprezentând un concept juridic mai cuprinzător.
Deschiderea unui punct de lucru presupune parcurgerea unor proceduri administrative, printre care se numără înregistrarea acestuia la Registrul Comerțului, urmată de declararea sa la ANAF. După natură activității de la fiecare punct de lucru, poate fi necesară obținerea de autorizații sau avize specifice, aspect care nu face subiectul acestui material și care este necesar a fi evaluat individual, de la caz la caz.
Legea societăților nr. 31/1990 prevede obligația de înregistrare a punctelor de lucru la Registrul Comerțului, iar Legea 265/2022 privind registrul comerțului prevede obligația de a solicită înregistrarea mențiunilor privind actele și faptele a căror înregistrare este prevăzută de lege, în cel mult 15 zile de la dată actelor sau producerii faptelor supuse obligației de înregistrare. Deși aceste două acte normative nu prevăd în mod expres sancțiuni contravenționale pentru neconformare, există alte reglementări legale care stabilesc obligații și sancțiuni aplicabile în cazul funcționarii punctelor de lucru nedeclarate. Vom trece în revista cele mai comune, în funcție de specificul fiecăreia cu caracter sancționator.
Codul de Procedura Fiscală impune declararea înființării punctului de lucru la organul fiscal central în termen de 30 de zile de la dată înregistrării/menționării acestuia la Registrul Comerțului. Un aspect important îl reprezintă faptul că, în cazul în care la punctul de lucru sunt mai mult de cinci angajați, acesta va dobândi un cod de înregistrare fiscală individual, distinct de cel al societății-mamă. Neconformarea cu dispozițiile Codului de Procedura Fiscală poate atrage amenzi contravenționale, precum și alte implicații fiscale, printre care cele mai comune sunt impedimentele în recuperarea TVA-ului și deductibilitatea cheltuielilor. Amendă contravențională conform Codului de Procedura Fiscală este la acest moment de la 1.000 lei la 5.000 lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii și mari și cu amendă de la 500 lei la 1.000 lei pentru celelalte persoane juridice.
Totodată, în contextul eventualelor sancțiuni contravenționale, dorim să subliniem faptul că la art. 5 alin. (2) din Legea 252/2003 privind registrul unic de control se prevede că acesta se ține la sediul social și la fiecare sediu secundar pentru care s-au eliberat avize/autorizații și/sau acorduri de funcționare. Așadar, o societate va trebui să dețină câte un registru unic de control, atât pentru sediu, cât și pentru fiecare punct de lucru (sediu secundar) al societății. Neachizitionarea sau neprezentarea registrului unic de control constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 500 lei la 1.000 lei potrivit art. 7-8 din acest act normativ. În practică, de foarte multe ori, autoritățile dispun amenzi pentru lipsa registrului unic de control în cazul punctelor de lucru neînregistrate la Registrul Comerțului, deși nu există posibilitatea obținerii acestuia în lipsa înregistrării, o astfel de amendă putând fi contestată (în general cu succes) în instanța. Conform art. 6 al Legii nr. 252/2003, “registrul unic de control se eliberează, contra cost, de direcțiile generale ale finanțelor publice din rază teritorială unde își are sediul social contribuabilul, pe baza certificatului de înregistrare, în cazul comercianților, și pe baza certificatului de înregistrare fiscală, în cazul celorlalte categorii de contribuabili.”. Conform practicii judiciare, în general, în cazul contestării sancțiunii, instanțele apreciază că, atâta vreme cât punctul de lucru nu a fost înregistrat la Registrului Comerțului, nu sunt îndeplinite elementele de tipicitate prevăzute în norma sanctionatoare, neexistând posibilitatea obținerii registrului unic de control în lipsa înregistrării și prin urmare, sancțiunile dispuse pentru lipsa registrului unic de control în cazul punctelor de lucru neînregistrate la Registrul Comerțului sunt anulate.
Tot în materie contravențională, dorim să facem cunoscut faptul că Legea Reformei Fiscale nr. 296/2023 definește activitatea economică ilicită că fiind „activitatea economică desfășurată de către persoanele care nu sunt organizate în conformitate cu prevederile legale în vigoare” și stipulează că „sunt interzise efectuarea de activități economice de către persoanele care nu sunt organizate în conformitate cu prevederile legale în vigoare”, iar nerespectarea prevederilor se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 35.000 lei, dacă fapta este săvârșită de persoane juridice. Textul contraventiei este destul de vag, astfel că, prin prisma acestei noțiuni generale de „organizare în conformitate cu legea”, ar putea fi încadrate în sfera de aplicare a contraventiei o serie de nereguli, unele relativ des întâlnite în cadrul operatorilor economici, precum neînregistrarea punctului de lucru. Rămâne că aplicarea practică să ne ofere o imagine mai clară asupra modului în care aceste dispoziții legale vor fi interpretate de către autorități.
Pe lângă sancțiunile contravenționale, neînregistrarea punctului de lucru poate genera alte consecințe negative, precum imposibilitatea obținerii autorizațiilor legale de funcționare, acolo unde este cazul.
Desfășurarea de activități economice fără înregistrarea punctului de lucru poate atrage sancțiuni conform altor reglementări în vigoare. În anumite situații, neînregistrarea acestuia poate intră sub incidența legislației penale, spre exemplu, administratorul societății riscând sancțiuni potrivit art.9 alin. (1) lit. f) din Legea nr. 241/2005 privind prevenirea și combaterea evaziunii fiscale, potrivit căruia constituie infracțiune de evaziune fiscală „sustragerea de la efectuarea verificărilor financiare, fiscale sau vamale, prin nedeclararea, declararea fictivă ori declararea inexactă cu privire la sediile principale sau secundare ale persoanelor verificate”, dacă fapta a fost săvârșită în scopul sustragerii de la îndeplinirea obligațiilor fiscale,
În concluzie, înregistrarea punctelor de lucru atât la Registrul Comerțului, cât și la ANAF, este esențială pentru legalitatea activităților economice desfășurate de o societate. Nerespectarea obligației de înregistrare și declarare atrage sancțiuni contravenționale, afectează recuperarea TVA-ului și deductibilitatea cheltuielilor, având un impact direct asupra desfășurării activității societății.
În lumina celor de mai sus, recomandăm operatorilor economici să aibă în vedere aspectele ce țin de activitățile desfășurate în alte locuri decât la sediul social, pentru a evita neplăcerile cauzate de nerespectarea legii, fie și involuntară.
Despre TMF:
TMF România este parte a TMF Group, furnizor global de servicii de conformitate și administrare. Cu 9.100 de specialiști și 120 de birouri în 85 de jurisdicții din întreagă lume, TMF deservește corporații, instituții financiare și administratori de fonduri, oferind o combinație de servicii de contabilitate, taxe, gestiune salarială, administrare a fondurilor, conformitate și management al entităților, esențiale pentru succesul afacerilor globale.
Departamentul Global Entity Management (GEM) al TMF România sprijină clienții în gestionarea complexă a structurilor corporative, asigurând conformitatea legală și respectarea standardelor de guvernanță corporativă a entităților. Prin serviciile oferite, departamentul GEM contribuie la reducerea poverii administrative pentru clienți, permițându-le acestora să se concentreze pe activitățile lor strategice și de creștere.
Material susținut de TMF România, Departamentul “Global Entity Management”
